Cum ții departe de laptop 70 de IT-iști: eveniment în stil Royal

Cât de importantă este o relație bună între angajații unei firme?

Mai ales când vorbim de o firmă IT, colaborarea este una dintre cheile succesului. Datorită bunei cooperări dintre angajații firmei la care lucrez, productivitatea a crescut, cererile de ofertă s-au mărit și împreună cu acestea și necesitatea măririi personalului. Făcând parte din echipa de resurse umane, am primit sarcina de a organiza un eveniment corporate cu scopul de a apropia noua echipă și de a încuraja comunicarea și unitatea în cadrul companiei.

Eveniment Team Building pentru o companie IT cu 70 de angajați, 20 dintre ei noi… ?

Întâmplarea a făcut ca persoana care se ocupa de obicei cu organizarea evenimentelor să fie în concediu de maternitate, iar șeful mi-a dat mie sarcina de a pune la punct de la cap la coadă întreg proiectul.

Doar ideea evenimentului mi-a dat o stare de panică, să nu mai zic de responsabilitatea organizării lui. M-a luat pe nepregătite și m-a scos din zona de confort, dar m-a ambiționat în același timp. Primul pas pe care l-am făcut a fost planificarea clară și bine structurată a întreg evenimentului, începând cu tematica, până la detaliile care constau în serviciile de catering, atmosferă, participanți, buget, program etc.

Pașii care m-au dus spre un Team Building de neuitat

O companie profitabilă nu înseamnă un sac de bani fără fund, motiv pentru care indiferent de bugetul alocat, trebuie să faci tot posibilul să te încadrezi în el. Închirierea sălii, serviciile de catering, elementele de decor ale sălii, echipamentele tehnice (video/audio), materialele promoționale, transportul și cazarea invitaților, sunt doar o parte dintre cheltuieli. Ei bine, ajunsesem la un moment dat să mă împotmolesc în toate aceste detalii și să depășesc cu o sumă prea mare bugetul. Aveam nevoie de o soluție prin care să pot bifa cât mai multe puncte de pe planul meu într-un mod constructiv și creativ.

Relaxarea

Îmi doream foarte mult ca întreg evenimentul să fie un succes și să se amintească de el o perioadă lungă de timp, dar mă stresam teribil și cu cât încercam mai mult, cu atât mă împotmoleam mai tare. Ideile pe care le aveam mi se păreau minunate, însă oricum le aranjam nu se legau una de alta. Am ieșit pe terasă pentru a respira aer curat, dar zgomotul orașului îmi răsuna în minte ca un motor vechi și ruginit. Simțeam că aveam nevoie de liniște și îmi imaginam că sunt în inima naturii, departe de viața agitată… ”Departe de forfotă…” Asta era! În momentul în care m-am relaxat mi-am dat seama de ceea ce i-ar face pe toți colegii mei să aibă parte de un eveniment de neuitat.

Out of the Box

Sau ”Out of the city!”, într-un weekend formidabil, departe de zgomot, departe de stres, aproape de natură, de relaxare, de distracție și de oameni frumoși. Era fix ceea ce aveam nevoie cu toții și cea mai bună modalitate de socializare. Astfel mi-a venit ideea de a-i duce pe toți departe, în sufletul munților.

Locația

Am început îndată căutările unei locații care să îmi îndeplinească toate ideile și cerințele. Ce m-a interesat foarte mult a fost să pot accesa video-uri de prezentare ale hotelurilor din zonele montane ale țării, deoarece distanța și timpul nu îmi permiteau să merg în cercetare.

Interesul meu cel mai mare a fost să găsesc o locație care să dispună de cât mai multe facilități care să cuprindă o mare parte din serviciile pe care le notasem de la bun început în planul de organizare.

Facilități perfecte = eveniment perfect

Astfel, în urma căutării pe internet a unui salon de evenimente Brașov, am găsit locația perfectă cu:

Două săli multifuncționale, amenajate modern și echipate cu aparatură modernă, dar și cu personal responsabil cu partea de logistică

Din start am tăiat de pe listă o firmă care să vină cu echipamentele care țin de partea tehnică. Doar închirierea aparaturii scoate o sumă consistentă din buget. Iar personalul responsabil cu partea de logistică mi-a luat de pe umeri stresul multor pregătiri, ajutându-mă de la început până la sfârșit.

Săli cu capacitate 120-124 persoane și în aranjament teatru pentru conferințe și prezentări

Având în vedere că am avut parte și de o conferință de prezentare la care am invitat câțiva speakeri motivaționali din domeniul afacerilor, iar intrarea a fost liberă pentru studenții IT dornici să învețe mai multe, aranjamentul teatru a fost perfect. Iar pentru noi, sala de evenimente ne-a oferit spațiul necesar fără să ne simțim înghesuiți.

Băuturi în regim open bar și vedere panoramică de pe terasă

Nimeni nu s-a stresat, cu toții au consumat în ritmul lor ce au dorit, iar peisajul superb ne-a ajutat să avem dimineți perfecte de networking la cafea.

Internet wireless disponibil în tot hotelul

Am reușit să țin departe de laptop 70 de IT-iști, dar nu am dorit să îi deconectez în totalitate de internet, astfel că acest criteriu a fost destul de important în alegerea locației.

Serviciu de transfer/ transport, cameră de bagaje, seif, parcare privată

Acestea sunt facilități foarte importante pentru un grup mare, care a venit în regim mixt – transport personal, dar și organizat direct de la hotel. S-a întâmplat ca unii dintre colegi să nu mai urce până în camere pentru a-și lăsa obiectele de valoare, alegând așadar seiful.

Muzica relaxantă pe fundalul hotelului, saună, bar, șemineu în fața barului

Lucruri care par mărunte, dar care au contrbuit cu succes la creearea unei atmosfere prietenoase, relaxate, exact așa cum ne doream.

Pârtia de ski la 1 km, dar și un Centru de agrement și antrenament

Acestea ne-au permis organizarea unor workshop-uri și competiții de consolidare a echipei, ceea ce înseamnă de fapt evenimentul Team Building. Scopul este acela de a avea parte mai mult de activități relaxante și distractive, decât de conferințe și prezentări continue.

Eveniment în stil Royal

Iată cum a decurs totul:

Ziua I: sosire și cazare Poiana Brașov. După amiază am avut parte de un program de bun venit cu mâncăruri tradiționale cu meniu stabilit împreună cu personalul de la restaurantul hotelului. Muzică bună pe fundal, apoi un program de 3-4 ore în care s-au prezentat proiecte, reușitele companiei, s-a oferit ocazia de a vorbi fiecărui angajat care a dorit să țină un mic discurs. Aici au participat și speakerii motivaționali.

După conferință ”porțile” s-au închis pentru o petrecere pe măsură în cadrul companiei noastre.

Surpriza serii au fost 4 perechi de dansatori profesionişti, care au avut minim 3 dansuri tradiționale din diferite zone ale ţării și bineînțeles dansul popular ”Brașoveanca”.  Întreaga echipă a fost invitată la joc, și totul a rezultat într-o atmosferă deosebită și distracție garantată.

Ziua II: mic dejun, apoi ne-am îndreptat spre activitățile outdoor – competiție de Ski pe pârtie și săniuș. S-a lucrat pe două grupe, iar după picnicul de la prânz, echipele s-au schimbat între ele pe activități. Picnicul a fost pregătit la restaurantul hotelului și a satisfăcut până și cele mai rafinate gusturi.

Cea mai distractivă activitate a fost ”Înapoi spre copilărie” – momentul în care i-am surprins pe toți cu cele două cazemate de zăpadă pe care le-am construit (cu ajutor, bineînțeles). Ne-am distrat maxim într-o bătălie cu bulgări de zăpadă și i-am văzut până și pe cei mai serioși dintre colegi râzând cu gura până la urechi.

A urmat apoi întoarcerea la hotel, masa de seară cu cină festivă unde ni s-a pus la dispoziție un DJ care a animat atmosfera. Astfel că a doua petrecere a fost cu dedicații și mesaje amuzante între colegi, amintindu-ne totodată de peripețiile prin care am trecut de-a lungul timpului.

Ziua III: mic dejun și program indoor – darts, biliard, fotbal de masă, rummy, table și șah – fiecare a ales după propriul plac. Au urmat câteva ore de relaxare la saună și în atmosfera plăcută de la bar, oferită și de ”prezența” șemineului. Seara am plecat fiecare spre casele noastre, iar a doua zi nu am fost obosiți, deoarece am ales data evenimentului în așa fel încât să coincidă cu încă o zi liberă.

Ei bine, și astfel am devenit organizatorul tuturor evenimentelor firmei la care lucrez.

În totalitate a fost un succes. Și la final, deși ”munca” de organizator al evenimentului m-a obosit, pot spune că mare parte din treabă a rezolvat-o locația, alături de echipa hotelului, care m-a ajutat enorm. Mulțumiri din suflet!

A fost atât de perfect încât ce credeți? Mi s-a cerut să repetăm evenimentul.

Hotel Royal Boutique Poiana Brașov, here we come again!

Echipa IT-iștilor zăpăciți vă salută și vă urăm cu toții să aveți parte de un eveniment Team Building cel puțin la fel de super fain ca al nostru!

Articol scris în cadrul competiției SuperBlog 2019

Proba 19. ”Cum am devenit organizator de evenimente”

Royal Boutique Hotel Poiana Brașov

Sursa informații: Royal Boutique Hotel Poiana Brașov

Sursa foto: site + facebook Royal Boutique Hotel Poiana Brașox, pexels, pixabay

4 comentarii Adăugă-le pe ale tale

  1. Otilia Dima spune:

    Cu siguranta ai fi un bun organizator. Foarte frumos. Ai ales o locatie super, mai ales ca am fost acolo anul trecut si mi-a placut foarte mult.

    Apreciat de 1 persoană

    1. Anaphielle spune:

      Mulțumesc, Otilia! Este un loc frumos. Abia aștept să ne vedem acolo!

      Apreciază

  2. Foarte fain! Tu chiar ai fi grozavă ca organizator de evenimente, ești practică, analitică, ai atenție la detalii și ești creativă.

    Apreciat de 1 persoană

    1. Anaphielle spune:

      ❤ mulțumesc! Când nu voi mai şti ce să fac, mă pun pe organizat. 😁

      Apreciază

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Google

Comentezi folosind contul tău Google. Dezautentificare /  Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare /  Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare /  Schimbă )

Conectare la %s